Koppeling laten maken

Een koppeling laat twee systemen automatisch gegevens uitwisselen, zodat niemand ze hoeft over te typen. Een koppeling op maat is nodig zodra er meer moet gebeuren dan gegevens één op één doorzetten: omzetten, controleren, samenvoegen of uit documenten halen.

Wanneer volstaat een standaardkoppeling niet?

Veel pakketten praten al met elkaar. Heeft je boekhoudpakket een kant-en-klare integratie met je webshop, of lost een tool als Zapier of Make het op, dan hoeft er niets gebouwd te worden. Dat is goedkoper en sneller.

Een koppeling op maat wordt interessant als:

• Er logica tussen zit. Een offerte uit de configurator moet worden opgesplitst in artikelen, bewerkingen en toeslagen voordat het ERP er iets mee kan.
• Gegevens in documenten zitten. PDF’s, offertes of formulieren die nu met de hand worden overgenomen.
• Een pakket geen standaardintegratie heeft. Of alleen een API die eerst goed begrepen moet worden.
• Fouten duur zijn. Een verkeerde maat of een gemiste order kost meer dan de koppeling zelf.

Voorbeelden uit de praktijk

Alles gelijk in je CRM. Na het invullen van een configurator en aanvragen van een offerte wordt de klant gelijk in het CRM gezet. Vervolgens worden de omgevingen regelmatig gesynchroniseerd zodat de data altijd gelijk blijft.

Ondertekenen en archiveren. Een subsidieportaal stelt de ondertekening samen uit de aanvraag, splitst het getekende document in losse stukken en zet elk stuk in het juiste dossier. Elke koppeling met een externe dienst wordt gecontroleerd voordat er iets gebeurt, en mislukt er iets, dan wordt het opnieuw geprobeerd of netjes teruggedraaid.

Van configurator naar ERP. Een ontwerp in een 3D-configurator wordt een offerte met de juiste regels en prijzen. De koppeling met het ERP, zodat die offerte zonder overtypen in de werkvoorbereiding belandt, is in ontwikkeling.

Website en externe API. Een WordPress-website van een technisch bedrijf gekoppeld aan een extern systeem, gebouwd in opdracht van het webbureau dat de site maakte.

Hoe verloopt het maken van een koppeling?

1. Verkennen. Welke systemen, welke gegevens, welke uitzonderingen en wat er nu misgaat. Bij een grotere vraag gebeurt dat in een Tekentafel.
2. Bouwen en testen. Eerst met testgegevens, daarna met echte, naast het bestaande proces, tot de uitkomsten kloppen.
3. Live en onderhoud. Met monitoring en meldingen, zodat een storing opvalt voordat iemand hem merkt.

Wat kost een koppeling laten maken?

Dat hangt af van het aantal systemen, de logica ertussen en de kwaliteit van de API’s. Op de pagina Kosten staan richtprijzen en wat de prijs bepaalt.

Systemen die niet met elkaar praten? Begin met een kennismaking over wat er nu wordt overgetypt.

Veelgestelde vragen

Kan een koppeling met ons ERP?

Meestal wel, via de API van het ERP of via een tussenlaag. Welke route het beste past, hangt af van het pakket en de versie; dat komt aan bod in de verkenning.

Wat gebeurt er als een koppeling faalt?

Een goede koppeling controleert gegevens voordat er iets gebeurt, probeert het opnieuw bij een storing en meldt het als dat niet lukt. Niets verdwijnt stilletjes.

Wie onderhoudt de koppeling?

Pakketten veranderen hun API, certificaten verlopen en processen wijzigen. Daarom hoort er onderhoud bij een koppeling, met monitoring zodat problemen opvallen voordat iemand ze merkt.