Subsidieportaal

Een portaal waarin ondernemers hun subsidiedossiers volgen, documenten delen en online aanvragen doen. Achter de schermen regelen automatiseringen het papierwerk: van digitaal ondertekenen tot archiveren en het op de hoogte houden van klanten.

Van formulier naar portaal

Het begon met één beveiligd online formulier voor de SLIM-regeling: een aanvraag in zes stappen, met documentupload en digitale ondertekening. Dat formulier haalde het heen-en-weer mailen van documenten weg, maar bleef een losse stap in een groter proces. Ondernemers wilden weten hoe hun aanvraag ervoor stond, adviseurs hielden dossiers bij in losse systemen, en documenten zochten hun weg via de mail.

Daarom groeide het formulier uit tot een volledig subsidieportaal. Ondernemers loggen in, zien al hun dossiers met de actuele status, delen documenten en starten nieuwe aanvragen. Het adviesbureau beheert vanuit een eigen backoffice de subsidies, klanten en dossiers. Het oorspronkelijke formulier leeft voort als online intake, per subsidie aan of uit te zetten.

Eén handtekening, vier documenten, allemaal automatisch op de juiste plek.

Het portaal voor ondernemers

• Inloggen met een code. Geen wachtwoord om te onthouden: een code per e-mail volstaat. Wie voor meerdere bedrijven werkt, wisselt met één klik van account.
• Dossiers met status en tijdlijn. Elk dossier toont de actuele status met uitleg, de contactpersoon en een tijdlijn naar de tussen- en eindnota, met de bedragen erbij.
• Documenten per dossier. Mappen bladeren, bestanden direct bekijken of downloaden en nieuwe documenten uploaden met slepen en neerzetten.
• Online aanvragen. Bedrijfsgegevens worden vooraf ingevuld, elke stap wordt bewaard zodat een aanvraag op elk apparaat verder kan, en de mkb-classificatie wordt automatisch bepaald.

De automatiseringen

Het meeste werk zit in wat er automatisch gebeurt. Handelingen die eerder handwerk waren, lopen nu vanzelf:

1. Ondertekenen met één klik. Het systeem stelt de ondertekening samen uit de aanvraag zelf: de juiste bestuurders, het juiste sjabloon en de gegevens van de gemachtigde vooraf ingevuld. De ondertekenaars krijgen het document per e-mail.
2. Automatisch archiveren. Zodra alles getekend is, splitst het systeem het getekende bestand in de losse documenten: de de-minimisverklaring, de machtiging, de mkb-verklaring en de dienstverleningsovereenkomst, plus het auditspoor van de ondertekening. Elk document krijgt een vaste naam en komt in de map van het juiste dossier.
3. Klanten automatisch op de hoogte. Verandert de status van een dossier, dan krijgen alle betrokken gebruikers een e-mail met de nieuwe status en uitleg. Nooit dubbel, alleen bij een echte wijziging en met respect voor wie geen e-mails wil.
4. Mappen die zichzelf regelen. Elk dossier krijgt automatisch een eigen documentmap, met een aparte map voor uploads en een interne map die de klant niet ziet. Is een map verplaatst of verwijderd, dan wordt dat herkend en hersteld.
5. Onboarding zonder handwerk. Een nieuwe gebruiker toevoegen maakt meteen een login aan en verstuurt een welkomstmail in de eigen huisstijl. Ook de inlogcodes komen in die huisstijl binnen.
6. Werken vanuit Airtable. Het team kan blijven werken in Airtable: knoppen daar sturen het portaal aan, en het portaal houdt Airtable automatisch bij. De database van het portaal blijft leidend, zodat wat de klant ziet altijd klopt.

Een backoffice in eigen hand

Het adviesbureau beheert het portaal zelf, zonder ontwikkelaar. Subsidies krijgen een eigen pagina met afbeelding, icoon en opgemaakte beschrijving. Statussen zijn zelf te definiëren, met een kleur en een uitleg voor de klant. Klanten, gebruikers en dossiers zijn te doorzoeken, te filteren en te archiveren, en een dossier kan worden gedeeld met meerdere bedrijven, bijvoorbeeld bij een gezamenlijke aanvraag.

Veilig en betrouwbaar

Een subsidiedossier bevat gevoelige bedrijfsgegevens. Klanten zien daarom alleen hun eigen dossiers, interne documenten blijven verborgen en downloads lopen via kortlevende links. Elke koppeling met een externe dienst wordt gecontroleerd voordat er iets gebeurt, en mislukt er onderweg iets, dan wordt het opnieuw geprobeerd of netjes teruggedraaid.

Het portaal ondersteunt meerdere merken vanuit één codebase, elk met een eigen huisstijl en eigen ondertekeningssjablonen. Honderden geautomatiseerde tests bewaken de backend: zonder groen licht gaat er geen nieuwe versie live.